Youmie Labs: Hospiteren

Het in goede banen leiden van het hospiteren voor eerstejaars kan voor het bestuur een flinke uitdaging zijn. Samen met verenigingen bedachten we een module die daarbij ondersteunt en zelfs nieuwe mogelijkheden creëert.

In het kort werkt het zo: binnen 'Hospiteren Basis' kan het bestuur per huis één of meerdere coördinatoren aanstellen, die de informatie van zijn/haar huis kan instellen. Deze huiscoördinatoren maken dan via de app hun huizenprofiel compleet, maken evenementen aan en kiezen hun favorieten uit de lijst met eerstejaars. Eerstejaars kunnen door alle huizen heen bladeren en huizen bij hun favorieten zetten. Ook zien ze een overzicht van alle evenementen waar ze aan kunnen deelnemen.

Verder kun je ook nog voor 'Hospiteren Premium' gaan! Dan kunnen eerstejaars zich ook via de app aanmelden voor evenementen en door middel van QR-codes inchecken als ze bij het evenement zijn aangekomen. Huizen kunnen dan deze aanmeldingen goed- of afkeuren (eerstejaars ontvangen dan pushberichten) en hun favoriete eerstejaars opslaan. Het bestuur kan desgewenst alles vanuit de app-manager in de gaten houden of achteraf rapportages exporteren, maar hoeft zelf niks te doen!

Hospiteren voor eerstejaars

Het kan als eerstejaars overweldigend zijn om overzicht te krijgen over en onderscheid te maken tussen alle verschillende huizen. En voor het bestuur is het vaak veel werk om alle eerstejaars te informeren en te koppelen aan de huizen. Via de hospiteren basis-module kunnen eerstejaars in een eenvoudig huizen-overzicht zien welke huizen er überhaupt bestaan, en welke evenementen er door welke huizen worden georganiseerd. Ze kunnen meer informatie over de verschillende huizen bekijken en hun favoriete huizen opslaan. En zelf kunnen ze wat meer informatie over zichzelf toevoegen in hun profiel.

Hospiteren voor huizen

Voor huizen kan het juist lastig zijn om de eerstejaars te bereiken en te laten weten dat er evenementen worden georganiseerd. Met de hospiteren basis-module is het heel simpel voor de huis-coördinator om zijn of haar huis op de kaart te zetten door informatie over het huis toe te voegen aan het huizenprofiel. Verder zien ze een overzicht van de eerstejaars, waarin ze kunnen zoeken en hun favoriete eerstejaars kunnen opslaan. Ook kan de huis-coördinator evenementen aanmaken.

Hospiteren inschrijven op events 

Met de hospiteren premium-module komt de mogelijkheid voor eerstejaars om zich in te schrijven op de evenementen die door de huizen zijn aangemaakt. In het profiel komt dan een handig overzicht van alle evenementen waarvoor de eerstejaars zich heeft aangemeld. De huizen kunnen deze aanmelding vervolgens goed- of afkeuren, waarvan de eerstejaars dan een melding krijgt en dit kan terugvinden in het geüpdatet evenementenoverzicht. Aanmeldingen die nog niet zijn behandeld, kunnen ook weer worden geannuleerd.

Hospiteren inchecken bij events

Naast het inschrijven, komt er bij de hospiteren premium-module ook de mogelijkheid om eerstejaars te laten inchecken bij de evenementen waar ze voor zijn goedgekeurd. Zo weet je als bestuur zeker dat de eerstejaars ook echt zijn komen opdagen, het hospiteren eerlijk verloopt en weten de huizen zeker dat ze de juiste mensen binnenlaten. Als het evenement is begonnen, komt bij de evenementinformatie de QR-codescanner beschikbaar voor eerstejaars en de QR-codegenerator bij huizen. De eerstejaars scant vervolgens de QR-code van het huis en is geregistreerd als aanwezig.

De hospiteren-modules zijn natuurlijk een uitstekend vervolg op de introductieweek-module, waarbij scholieren een inkijkje krijgen in de (huizen)cultuur van de vereniging.

Lees hier meer over de introductieweek-module!